Virtuelle Assistenz

Das Grundkonzept

 Das Konzept der Assistenz können Sie sich vorstellen wie einen persönlichen Helfer, der Sie dabei unterstützt, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen und Ihre Anliegen zu organisieren, ohne dass Sie sich um (technische) Details kümmern müssen. Das Tätigkeitsfeld eines Assistenten bzw. einer Assistentin ist dabei sehr vielseitig und unterstützt Unternehmen und auch Privatpersonen mit dem Ziel Aufgaben zu übernehmen, die diese von deren eigentlichen Kerngeschäft abhalten oder außerhalb deren Kernkompetenz liegen.
Virtuelle Assistenz ist im Grunde persönliche Assistenz, die jedoch aus der Ferne arbeitet und remote verschiedene Aufgaben für Sie erledigt.

Viel zu oft fällt mehr (organisatorische) Arbeit an, als der Arbeitstag Stunden hat. Und da komme ich ins Spiel. Indem Unternehmen oder Privatpersonen Aufgaben an mich outsourcen wird Platz im Terminkalender geschaffen, der gewinnorientiert verplant werden kann.

Eine Zusammenarbeit vor Ort ist für gute Assistenz nicht notwendig. Moderne Hilfsmittel ermöglichen einen reibungslosen Informations- und Datenaustausch auch ohne gemeinsamen Arbeitsplatz.

Warum (persönliche) Assistenz virtuell Sinn macht...

Besprechungen und Abstimmungen können ganz einfach via Telefon, Mail und Online-Meetings abgehalten werden. Daten werden über moderne, digitale Arbeitsräume wie Dropbox oder Google-Drive ausgetauscht.

So wird eine zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit ermöglicht, die nicht nur flexibel sondern auch ökonomisch sinnvoll ist. Da ich als virtuelle Assistentin remote arbeite, müssen Sie weder Büroraum noch Arbeitsutensilien bereitstellen. Sie zahlen nur für die Zeit und die Dienstleistungen, die Sie tatsächlich in Anspruch nehmen.

Zusätzlich bezahlen Sie meine Arbeitszeit nur für jene Aufgaben, die zu diesem Zeitpunkt erledigt werden müssen. Keine Fixanstellung, keine Bindung.

Schritt 1 - das persönliche Kennenlernen

Im ersten Schritt nehmen Sie Kontakt zu mir auf.
Wir vereinbaren ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch, in dem wir über Sie, Ihr Unternehmen und Ihr Vorhaben sprechen. Wir besprechen Ihre Ziele und wie und in welchem Ausmaß ich Sie bei der Erreichung dieser unterstützen kann.

Dieses Gespräch findet persönlich, via Telefon oder in einem Online-Meeting statt.

Schritt 2 - das gemeinsame Projekt

Gemeinsam prüfen wir, ob wir die Zusammenarbeit starten möchten.
Wir besprechen das bevorstehende Projekt und die dazugehörigen Aufgaben und Zielsetzungen im Detail und ich informiere Sie über meinen auf Ihr Projekt zugeschnittenen Arbeitsprozess und Projektplan.

Dieser Schritt ist wichtig, denn Aufgaben outzusourcen ist Vertrauenssache und verlangt ein hohes Maß an Sicherheit.

Schritt 3 - der Startschuss

Auf Basis unseres Erstgesprächs (und dem eventuellen Follow-up) sowie der Projektbesprechung erstelle ich ein auf Sie, Ihr Unternehmen und die bevorstehenden Aufgaben zugeschnittenes Angebot.

Sobald Sie dieses Angebot bestätigen starten wir mit der Zusammenarbeit in die erfolgreiche Zukunft.

Wir lernen uns kennen...

Bei einem kostenlosen und unverbindlichen Erstgespräch sprechen wir über Ihr Projekt und Ihre Ziele.

Mir ist es wichtig Sie und Ihr Anliegen sowie ggf. Ihr Unternehmen gut kennen zu lernen und zu verstehen, denn das bildet die Grundlage für unsere Zusammenarbeit.

Wenn wir uns entscheiden zusammenzuarbeiten vereinbaren wir ein Start-Meeting in dem wir uns detailliert über die Zielsetzung und den geplanten Ablauf unserer Zusammenarbeit austauschen.

Auf Basis dieses Gespräches vereinbaren wir einen Zeitplan und starten mit der Zusammenarbeit.

Wir arbeiten am Projekt...

Ich arbeite remote an den vereinbarten Arbeitsprozessen, während Sie sich um Ihren (Geschäfts-) Alltag kümmern.

Für die Kommunikation stehen verschiedene Kanäle zur Verfügung, darunter Telefon, E-Mail oder Online-Meetings. Bei größeren Projekten oder der Beteiligung Mehrerer kann ein gemeinsamer Online-Speicherort für alle das Projekt betreffende Dokumente angelegt werden, um den Informationsaustausch zu erleichtern.

Wir tauschen uns in regelmäßigen Abständen über die Fortschritte aus (Follow-up). So können wir sicherstellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind und das Projekt erfolgreich voranschreitet.

Wir schließen das Projekt ab...

In einem Abschlussmeeting stellen wir sicher, dass alle Anforderungen erfüllt wurden, die Qualität den Standards entspricht und alle Aspekte des Projekts ordnungsgemäß abgeschlossen wurden.
Bei Bedarf werden Korrekturen oder Ergänzungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass das Endprodukt Ihren Erwartungen entspricht.

Abschließend sorge ich dafür, dass alle relevanten Dokumente, Dateien und Ressourcen ordnungsgemäß an Sie übergeben werden und alle abrechnungsrelevanten Aktivitäten abgeschlossen sind.

Nach Abschluss und Übergabe des Projekts ist mir Ihr Feedback besonders wichtig denn es ermöglicht mir, mich kontinuierlich weiterzuentwickeln.